Agente ou agent de secrétariat ou de bureau et agente ou agent de secrétariat juridique
Le présent concours vise à pourvoir des postes réguliers et temporaires, classe 3, de :
- agente ou agent de secrétariat ou de bureau
- agente ou agent (équipe volante)
- agente ou agent de secrétariat (domaine juridique)
LES DÉFIS
Dans le cadre de tes fonctions, tu auras à effectuer différentes tâches essentielles pour assurer l'efficacité administrative et organisationnelle de secrétariat ou de bureau et offrir un support à ton équipe. Ainsi, de façon générale, pour l’ensemble des postes offerts, tu auras à :
- Réaliser les tâches de secrétariat et de bureau incluant la préparation de divers rapports, tableaux, saisie des données, effectuer la correction linguistique, rédiger et mettre en page des documents, tout en tenant compte des échéanciers et des meilleures pratiques;
- Assurer le suivi administratif de certains dossiers, obtenir les documents demandés dans les délais requis et effectuer des rappels, procéder à la cueillette, la vérification, la sélection, l'interprétation, la préparation et la transmission de données spécifiques ainsi qu'à l'alimentation des systèmes informatiques pertinents;
- Transmettre des directives à l'intention des membres du personnel de son unité administrative;
- Recevoir et filtrer des appels téléphoniques. Répondre aux demandes d'information ou acheminer les appels au destinataire. Certains postes requièrent d'offrir un service à la clientèle;
- Convoquer et organiser des rencontres et réserver les locaux et l'équipement nécessaires, assurer la gestion de l'agenda de membres de ton équipe;
- Effectuer diverses tâches générales d'assemblage, de compilation, de photocopie, de classement et d'archivage de documents.
Pour les postes offerts dans le domaine juridique, tu auras à offrir un soutien plus direct et spécialisé en droit, auprès d'une équipe d'avocats et de notaires. Ainsi, de façon générale tu auras à :
- Réaliser des tâches de secrétariat dans le cadre du traitement de divers contrats, de règlements, d'avis juridiques ou de litiges en matière civils;
- Effectuer la correction linguistique de divers documents juridiques et administratifs.
La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus est sommaire et indicative.
CE QU'ON RECHERCHE
Pour faire partie de notre équipe, tu dois :
- Détenir un diplôme d'études professionnelles en secrétariat et posséder un minimum de deux (2) ans d'expériences pertinentes. Tout autre ensemble de formation et d'expérience jugé équivalent pourra être considéré;
- Démontrer une bonne maîtrise de la suite Office et une facilité à exploiter d'autres logiciels d'applications spécifiques;
- Détenir une excellente maîtrise de la langue française, une connaissance des méthodes et procédés administratifs internes de bureau, dont les méthodes de classement de documents et des systèmes d'archivage;
- Démontrer une bonne capacité d’adaptation et une facilité à intégrer de nouvelle équipe de travail ainsi qu’à apprendre de nouvelles méthodes et procédures selon les mandats où tu seras affecté(e);
- Manifester de bonnes habiletés à communiquer verbalement et par écrit, à travailler en équipe et à entretenir des relations de travail positives. Être en mesure de promouvoir, par ses actions et ses décisions, une approche client de qualité;
- Autres habiletés professionnelles et qualités personnelles appropriées telles que l'autonomie, l'initiative, le sens de l'organisation, l'analyse, le jugement, la rigueur, le souci du détail et la discrétion.
Pour les postes offerts dans le domaine juridique, le fait de détenir un diplôme d'études professionnel en secrétariat juridique ou tout autre ensemble d'expérience dans le domaine juridique sera considéré comme un atout.
CE QU'ON OFFRE
On offre des avantages pour le bien-être de nos employés :
- Un salaire de 46 512$ à 67 292$ annuellement, selon le niveau d'expérience;
- Un horaire flexible de 35 heures, certains mandats offrent la possibilité de télétravail jusqu'à 3 jours par semaine;
- Possibilité d'accéder à des assurances collectives pour vous et votre famille;
- Possibilité d'accéder à un des meilleurs régimes de retraite à prestations déterminées sur le marché;
- Un programme d'aide aux employés;
- Des perspectives de carrière en fonction de tes intérêts;
- Un programme d'encouragement à un mode de vie actif;
- Un équilibre travail-vie personnelle;
- Un environnement stimulant.
Les postes et mandats sont situés à divers endroits sur le territoire de la Ville de Québec.
Notes : trois types d'offres peuvent être faites :
-
- poste régulier dans une unité administrative
- emploi régulier sur l'équipe volante
- poste temporaire
Les employés à l'interne ont la possibilité de postuler sur des emplois réguliers selon les termes de la convention collective.
En référence à l’annexe F spécifique à l’équipe volante, l’Employeur peut modifier l’assignation de l’employé à la condition que ce dernier en soit informé au moins cinq (5) jours ouvrables à l’avance. L’employé ne peut refuser une assignation. Les conditions afférentes à celle-ci, notamment l’horaire de travail, lui sont applicables.
L’emploi d’agente ou agent de secrétariat juridique correspond au titre d'agente ou agent de secrétariat selon la nomenclature des emplois fonctionnaires.
COMMENT POSTULER
Le défi t'intéresse?
Postule en ligne du 10 au 21 mars 2025 sur le concours numéro FONCR-069-2025 en cliquant sur le bouton Postuler au haut de cette page ou en accédant à www.ville.quebec.qc.ca/emplois. Les candidatures seront analysées sur la base des documents soumis au moment de l'inscription.
Afin de t'assurer de recevoir nos courriels, on recommande d'ajouter le courriel ressources.humaines@ville.quebec.qc.ca à la liste des expéditeurs approuvés de ton outil de messagerie. On suggère également de vérifier ta boîte de courrier indésirable.
LA VILLE S'ENGAGE
La Ville s'engage pour que tout le monde se sente inclus. On offre un milieu ouvert et inclusif. On souscrit au principe d'équité en emploi et applique un programme d'accès à l'égalité en emploi pour les femmes, les autochtones, les minorités visibles, les minorités ethniques et les personnes handicapées.
De plus, on a à coeur de soutenir l'Organisation municipale de la sécurité civile dans ses quatre dimensions, soit la prévention, la préparation, l'intervention et le rétablissement. Tu pourrais ainsi être invité à mettre tes compétences à profit lors de situation d'exception et sinistres majeurs.
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