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Adjoint administratif – Ressources humaines et affaires corporatives

Publié le 16 mai 2017

2014 Rue Cyrille-Duquet, Ville de Québec, QC, Canada

Critères d’application

Site Web de l’entreprise Offres de cette entreprise

Description de l’offre d’emploi

Aperçu

InnovMetric, entreprise de haute technologie, très active sur les marchés internationaux, recherche un adjoint administratif pour le département des ressources humaines de sa maison-mère à Québec. Au sein de l’équipe des ressources humaines, il évoluera dans un environnement de travail stimulant et agréable, qui favorise le travail d'équipe et l'entraide.

Responsabilités

La tâche principale de l’adjoint administratif sera d’assurer le soutien administratif quotidien dans divers mandats tel que :

Volet Ressources humaines :

  • Effectuer les mises à jour dans le logiciel de gestion des ressources humaines;
  • Approuver les feuilles de temps et les requêtes d’absence des employés;
  • Produire différents rapports pour le service de la paie et pour les gestionnaires;
  • Effectuer le suivi des évaluations annuelles auprès des gestionnaires;
  • Rédiger et réviser des lettres et documents, tant en français qu’en anglais; et
  • Participer à de nombreux dossiers variés et effectuer des suivis.

Volet Affaires corporatives :

  • Assister dans les correspondances diverses (Transmission de contrat, demandes de révision, etc.);
  • Remplir les différents formulaires Clients et faire les recherches nécessaires;
  • Gérer la boîte de réception de courriels et en assurer la diffusion;
  • Effectuer la mise en page de divers documents.

Volet Voyages :

  • Coordonner les voyages de collègues à l'étranger avec l'agence de voyages attitrée; et
  • Préparer les demandes de visa au besoin, avec l'aide d'une agence externe.

Volet Formation continue :

  • Collaborer avec la conseillère en ressources humaines dans l’évaluation des besoins de formation;
  • Effectuer la recherche de fournisseurs;
  • Gérer l’agenda des formations et être le point de contact pour les participants; et
  • Faire le suivi de satisfaction post-formation.

De plus, le poste requiert d’effectuer les remplacements lors de pauses de la réceptionniste une semaine environ tous les deux mois, participer à diverses activités sociales de l’entreprise, ainsi que d'effectuer toute autre tâche administrative connexe à la fonction.

Compétences

Exigences académiques et linguistiques : 

  • AEC en Gestion des ressources humaines, DEC en bureautique ou toute autre discipline pertinente;
  • Expérience de 3 à 5 ans dans un travail administratif;
  • Très bon niveau d'anglais (écrit/parlé);
  • Français écrit impeccable.

Capacités et qualités personnelles: 

  • Maitrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook);
  • Souci du détail, rigueur, constance;
  • Gestion de ses priorités et souplesse dans son travail;
  • Discrétion et confidentialité;
  • Capacité d’écoute et entregent;
  • Style de travail fortement axé sur la collaboration.

L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin de faciliter la lecture et n'a aucune intention de discrimination.

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