Technicien(ne) en administration (ressources humaines)

November 03, 2021

NATURE DU TRAVAIL

En référence au plan de classification :

Relevant du directeur adjoint au Service des ressources humaines - responsable du personnel enseignant, la personne occupant l’emploi de technicien en administration accomplit divers travaux techniques à caractère administratif. Elle peut assister du personnel de soutien de même que les personnes usagères du service.

Spécifique au poste :

Notamment, elle effectue diverses activités administratives en lien avec le dossier des droits parentaux (congé maternité, paternité, adoption, etc.). Elle génère une série de rapports et de listes à partir d'un système de gestion informatisé. Elle en extrait les données, les analyse et les traite en vue de bonifier le processus administratif. Elle procède aux demandes de facturation des prêts de service et en assure le suivi administratif. Elle participe à l’élaboration et à la mise à jour des procédures, outils de travail relatifs à son poste. Elle élabore et maximise les méthodes de travail exécutées à partir du système informatisé de gestion. Elle propose des modifications et collabore au développement du système informatisé de gestion.

Elle procède à l'évaluation de la scolarité et de l'expérience pour l’ensemble des catégories de personnel autre que cadre. Elle fournit une assistance (notamment pour le calcul de l’échelon) lors de l'émission des contrats de travail du personnel enseignant et en assure une vérification, si requis. Elle génère et vérifie les listes syndicales demandées par le biais des différentes conventions collectives du personnel (listes d’ancienneté, listes d’employés, etc.).

Pour le personnel de soutien et professionnel, elle analyse les dossiers d’expérience et de scolarité des nouveaux à statut de régulier et les nouveaux permanents. Toujours pour le personnel de soutien et professionnel, lors d’un affichage de postes à l’interne, elle analyse et établi l’ordre de priorité d’engagement (selon le calcul d’ancienneté).

Elle agit à titre de personne-ressource pour élaborer les scénarios lors d'une demande d'estimation de rente de retraite ou d'une demande de simulation de rachat d'années de service. Elle fournit une assistance au personnel (cadre, professionnel, enseignant et de soutien) pour remplir les documents pertinents lors d'une demande de rente de retraite, d'une demande de rachat d'années de service, d’une demande de retraite progressive, d’une demande de régime à traitement anticipé/différé, etc. Elle achemine l'ensemble des documents à l'administrateur du régime de retraite et en assure le suivi administratif. Elle informe l'employé des modalités de départ, prépare la correspondance administrative. Elle peut être appelée à collaborer avec l’agent de soutien administratif pour aviser les différentes instances et services concernés par le départ de l'employé.

Elle assume différentes tâches dans le plan d’effectifs, notamment au niveau de la conciliation annuelle avec la comptabilité. Elle procède à la saisie et au traitement de diverses données. Elle fournit des outils de gestion au Service de la comptabilité (listes et rapports analysés entre autres). Elle assure le maintien d’une étroite collaboration avec le Service de la paie et agit à titre de personne-ressource. Elle collabore aux autres activités du service.

Elle peut être appelée à organiser le travail du personnel de soutien impliqué dans la réalisation de programmes ou d’opérations techniques dont elle est responsable et à initier au travail ce personnel. Elle utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser.

RESPONSABILITÉS - ACTIVITÉS

  1. Effectuer diverses activités en lien avec le secteur des ressources humaines.
  2. Évaluer la scolarité et l'expérience de travail.
  3. Agir à titre de personne-ressource pour donner suite aux demandes relatives au régime de retraite (rachat d'années de service, rente de retraite, retraite progressive, simulation de rente, de rachat, état de participation, etc.).
  4. Procéder à la création de rapports, à l’optimisation et à la génération des diverses données via le système informatisé en place
  5. Assurer une gestion documentaire efficace.
  6. Toute autre activité connexe sans être limitatif.

CRITÈRES D'ADMISSIBILITÉ

Qualifications requises

  • Scolarité/Expérience :

  • Diplôme d’études collégiales (DEC) en administration avec champ de spécialisation approprié notamment en ressources humaines ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente.

  • Autres conditions exigées :

  • Niveau intermédiaire de la langue française orale et écrite ;

  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Microsoft Office :

  • Word niveau intermédiaire ;
  • Excel niveau avancé.

Qualifications souhaitées

  • Connaissance d'un environnement informatique et d'outils en bureautique :

  • Microsoft Office : Outlook (agenda et courrier électronique) ;

  • Systèmes de gestion informatisés.
  • Capacité d’analyse ;
  • Connaissances pratiques relatives au régime de retraite ;
  • Orientation service à la clientèle ;
  • Souci du travail bien fait et respect de la confidentialité ;
  • Autonomie, initiative, sens de la planification, de l'organisation, de l'établissement des priorités et des responsabilités ;
  • Esprit de collaboration (interservices) développé ;
  • Esprit d'équipe et habiletés de relations interpersonnelles.

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